BLOGUE – Si vous travaillez au sein d’une entreprise de moyenne ou grande envergure, il y a fort à parier que celle-ci compte des centaines, sinon des milliers, d’applications.
Les logiciels sont essentiels, mais onéreux. La plupart des organisations consacrent une partie importante de leur budget de TI aux applications. Comme les défis et les occasions associés aux activités numériques nécessitent davantage de logiciels, les entreprises de TI doivent faciliter la compréhension des coûts liés au fonctionnement d’un logiciel pendant toute la durée de vie d’un système.
Un chef des services financiers ne serait probablement pas impressionné par un responsable des applications affirmant qu’il en coûte 85 millions de dollars pour faire fonctionner toutes les applications sans être en mesure de dire comment sont répartis ces coûts entre les applications. Comment peut-on comprendre la répartition des coûts dans un portefeuille aussi vaste?
Les responsables des applications se sentent déjà dépassés par tout le travail qu’ils doivent gérer et bon nombre d’entre eux croient que la tâche qui consiste à tenter de détailler les coûts d’un vaste ensemble d’applications sera la goutte qui fera déborder le vase.
La gestion du coût des applications, il faut bien le dire, nécessite du temps, des ressources et des outils. Plutôt que de considérer la compréhension de la répartition des coûts comme une mission impossible, mieux vaut fractionner le problème en étapes réalisables.
Par où commencer
Au lieu de tenter de comprendre les coûts de 1000 applications, commencez par modéliser les coûts des 50 applications les plus importantes et les plus chères. Il n’y a pas de mal à utiliser une feuille de calcul. Il existe quatre modèles que l’on peut appliquer aux coûts logiciels afin d’optimiser le rapport qualité-prix.
1. La modélisation des coûts pour l’année en cours : il s’agit des dépenses engagées aux fins de la fourniture de l’application opérationnelle active pendant l’exercice financier en cours. Ces coûts devraient être ventilés selon plusieurs éléments, dont les opérations, le soutien et la maintenance corrective visant à remédier aux bogues logiciels.
2. Les coûts non récurrents relatifs aux applications pour l’année en cours : les coûts associés aux applications varient d’année en année. Des coûts sont raisonnablement constants, par exemple le coût des opérations, du soutien et de la maintenance corrective, tandis que d’autres sont variables, comme c’est le cas des licences d’utilisation, des mises à niveau et des améliorations. Il est important de faire des comptes-rendus distincts pour ces coûts non récurrents et pour les coûts opérationnels récurrents.
3. Les coûts futurs prévus : les coûts d’exploitation, de soutien et de maintenance des logiciels d’application vastes et complexes tendent à augmenter avec l’âge, mais les entreprises de TI sont peu nombreuses à connaître vraiment le coût futur associé à la gestion de leurs applications actuelles. L’incompréhension de ces coûts a simplement pour effet d’accumuler les problèmes pour l’avenir.
4. Le coût de propriété total : avant d’investir dans une application, calculez le coût total de propriété de l’application au moyen de la modélisation du coût global du cycle de vie. Incluez les coûts de mise en ligne, les coûts d’exploitation annuels, les coûts de soutien et de maintenance annuels, les coûts non récurrents prévisibles (mises à niveau), les éventuelles améliorations et extensions, ainsi que les coûts de conservation des données réglementaires postérieurs à la mise hors service.
Personne ni aucune fonction à elle seule ne peut assumer toutes les activités liées au coût des applications. La gestion efficace des coûts incombe à l’ensemble du personnel de direction et du personnel technique, mais sans modèles communs, il est impossible de partager les données et les pratiques exemplaires.
Andy Kyte est vice-président chez Gartner. Il se spécialise dans le domaine des applications et en matière de défis auxquels sont confrontés les directeurs des services informatiques et les équipes de gestion des entreprises en ce qui concerne la gestion des portefeuilles d’applications.